Kaufleute für Büromanagement:
Kommunikation und Organisation

Oft vergessen in der Struktur eines Unternehmens, aber unerlässlich für die reibungslosen Abläufe einer Einrichtung oder Organisation: die Kaufleute für Büromanagement. Ohne diese Allroundtalente der Büroorganisation und Experten kaufmännischer Aufgaben würde vermutlich kein Unternehmen lange Bestand haben. Sie stellen sicher, dass die Bürokratie erledigt und korrekt abgelegt ist, kommunizieren und organisieren Abläufe mit den Mitarbeitenden sowie externen Personen und kümmern sich um die Räumlichkeiten.

In ihrem beruflichen Alltag arbeiten die Kauffrauen und -männer oft eng mit anderen Angestellten zusammen, wie z. B. den Verwaltungsfachangestellten oder den häufig in der Branche anzutreffenden Kauffrauen und -männern im Gesundheitswesen. Darüber hinaus kommunizieren sie regelmäßig mit den Bürokräften anderer Unternehmen, Organisationen und Einrichtungen.

Historisch betrachtet ist der Beruf des Kaufmanns/der Kauffrau für Büromanagement aus drei verschiedenen Berufsbildern zusammengewachsen: dem/der klassischen Bürokaufmann/-frau, dem/der Kaufmann/-frau für Bürokommunikation und der Fachangestellten für Bürokommunikation. Die neustrukturierte Ausbildung wird seit 2014 an den Berufsschulen gelehrt.

Wie bei vielen firmeninternen Bürotätigkeiten wechseln sich auch die Aufgaben eines Kaufmanns bzw. einer Kauffrau für Büromanagement im Job zwischen der Arbeit mit Zahlen sowie kommunikativen und personalorientierten Aufgaben ab. Die Organisation der Büroabläufe steht hierbei im Vordergrund.

Allgemein wird von einem Kaufmann bzw. einer Kauffrau für Büromanagement im Job eine professionelle und aufgeschlossene Einstellung gegenüber den Kolleg/innen sowie den Kunden erwartet. Bürokräfte, Sachbearbeiter/innen oder Verwaltungskräfte haben durch ihre Präsenz und ihren Kontakt zu den verschiedenen Abteilungen oft einen signifikanten Einfluss auf die Atmosphäre in „ihrem“ Büro. Sie nehmen externe Besucher/innen, Kundschaft oder Bewerber/innen in Empfang, vereinbaren Termine und beantworten Fragen. Damit sind sie in vielen Fällen das Aushängeschild der Einrichtung bzw. der Organisation und entscheiden mit, welchen Eindruck Externe von der Seriosität, Atmosphäre und Arbeitsweise der Einrichtung oder Organisation erhalten.

Zur Ausführung ihrer Aufgaben benötigen die Kaufmänner und –frauen für Büromanagement Ausdrucksstärke in Wort und Schrift sowie ein gutes Verständnis für Zahlen. Im Umgang mit Daten und Statistiken ist ein hohes Maß an Sorgfalt gefordert, um Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden. Ebenso wichtig sind Kenntnisse der Hard- und Software der Bürotechnik und der selbstverständliche Umgang mit ihnen. Unerlässlich sind organisatorische Fähigkeiten sowie kaufmännisches Denken beim Erledigen der alltäglichen Aufgaben. Eine gewisse Flexibilität ist ebenfalls notwendig, um Probleme kreativ lösen zu können und offen für Veränderungen in der Struktur oder im Ablauf zu sein.

Die Tätigkeit der Kaufleute für Büromanagement bewegt sich üblicherweise im Rahmen einer übliche 40-Stunden-Woche, der Arbeitsplatz ist das Büro. Hier erledigen sie unter anderem folgende Aufgaben:

• Planung, Koordination und Organisation des Büroalltags, inkl. Personalverwaltung
• Verrichtung alltäglicher Büroaufgaben
• Verrichtung kaufmännischer Tätigkeiten (Steuerung und Controlling)
• Verwaltung
• Einkauf und Logistik
• Aufträge und Rechnungen entgegennehmen
• Kundenkorrespondenz
• Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Assistenz des Managements oder der Geschäftsleitung
• Aufgaben im Marketing, Vertrieb und Öffentlichkeitsarbeit
• Datenschutz und Datensicherheit
• Durchführung qualitätssichernder Maßnahmen

Bestimmte Einrichtungen und Betriebe setzen neben den fachlichen Kenntnissen noch eine oder mehrere sicher gesprochene Fremdsprachen voraus.

Die Gewichtung der einzelnen Aufgaben im Beruf wird bereits in der Ausbildung entschieden, wenn auch nicht final. Aus zehn verschiedenen Vertiefungsmöglichkeiten können die Azubis zwei bis drei Module auswählen und sich so auf bestimmte Bereiche der ihres Berufes spezialisieren. Darüber hinaus koordinieren sich die Kaufleute für Büromanagement oft innerhalb eines Betriebes, sodass eine Kraft eher den kommunikativen Teil übernimmt während sich die eine andere eher auf die Arbeit mit Daten und Statistiken fokussiert.

Stellenangebote für eine Kauffrau für Büromanagement finden sich beispielsweise auch unter Berufsbezeichnungen wie Sachbearbeiter/in, Verwaltungsfachkraft oder Bürofachkraft . Üblicherweise spezialisieren sich die Kaufleute für Büromanagement bereits in der Ausbildung auf ein Arbeits- und Aufgabenumfeld, da jede Branche neben den Grundaufgaben ihre eigenen, fachspezifischen Kenntnisse über Produkt, Dienstleistung und betriebliche Abläufe voraussetzt.

Darüber hinaus legen die Azubis bereits mit der Wahl ihres Ausbildungsbetriebes einen Grundstein für die Branche, in der sie später tätig sein werden. Während der theoretische Unterricht in der Berufsschule den Auszubildenden einen allgemeineren Einblick in die Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer Bürofachkraft gibt, lernen sie im Ausbildungsbetrieb ihren Beruf von der praktischen Seite kennen.

Zu diesen Aufgabenbereichen gehören:

• Auftragssteuerung und –koordinierung
• kaufmännische Steuerung und Kontrolle
• kaufmännische Abläufe in kleinen und mittelständischen Unternehmen
• Einkauf und Logistik
• Marketing und Vertrieb
• Personalwirtschaft
• Assistenz und Sekretariat
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
• Verwaltung und Recht
• öffentliche Finanzwirtschaft

Neben den üblichen Vollzeitstellen bieten kleinere Unternehmen mit einem geringen Organisationsaufwand ihres Büros auch Teilzeitstellen für Menschen an, die z. B. Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie legen.

Stellenangebote für Kauffrauen/-männer im Büromanagement finden sich in fast jedem Bereich der Wirtschaft, dazu gehören Betriebe in Industrie, Handel, Handwerk sowie Dienstleistungsunternehmen. Außerdem finden sich Jobs in der öffentlichen Verwaltung, bzw. im öffentlichen Dienst.

Sollte ein Interesse an einer Tätigkeit im paritätischen Bereich bestehen, findet eine Kauffrau bzw. ein Kaufmann für Büromanagement Jobs in Verbänden, Organisationen und Interessenvertretungen.

Zu jeder paritätischen Einrichtung gehört ein Büro, welches im Hintergrund für die Kommunikation verantwortlich ist und die Unterlagen und Bürokratie organisiert. Gleichzeitig haben viele paritätische Organisationen und Einrichtungen Ihre eigenen Gegebenheiten und Herausforderungen, was Verwaltung, Abrechnung, Anträge und Dokumentation betrifft. Trotzdem arbeiten viele ausgebildete Bürokauffrauen und -männer für Büromanagement gerne in paritätischen oder gemeinnützigen Einrichtungen, da die hier eine soziale Verantwortung schultern, die Gesellschaft unterstützen und etwas für andere Menschen tun.

Wie bereits angesprochen: Die Spezialisierung der Kaufleute für Büromanagement auf bestimmte Teilbereiche ihres Berufes beginnt schon in der Ausbildung. Hier entscheidet der Betrieb gemeinsam mit den Azubis, welche zwei der insgesamt zehn Module sie ab dem zweiten Lehrjahr vertiefen. Besonders leistungsstarke Azubis haben die Option, zusätzlich noch ein drittes Modul zu wählen.

Da die Tätigkeit für Kaufleute für Büromanagement sich so sehr an den Besonderheiten eines Unternehmens oder einer Branche orientiert, gibt es eine große Anzahl verschiedener Zusatzqualifikationen sowie Anpassungs- und Spezialisierungsweiterbildungen. Dazu gehören z. B. die Weiterbildung zum/zur Fachwirt/in oder im Bereich der Bilanzbuchhaltung. Ebenso ist die Qualifikation zum Betriebswirt bzw. zur Betriebswirtin mit einer Spezialisierung auf Personalwirtschaft oder Rechnungswesen eine gute Möglichkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln und Zugang zu höherwertigen Stellenangeboten zu bekommen.

Da diese Form der Tätigkeit keine Option für eine Meisterprüfung bereitstellt, können sich Interessierte zum Ausbilder / zur Ausbilderin qualifizieren. Liegt eine Hochschulzulassung vor, ist der Erwerb eines fachverwandten Bachelorabschlusses, z. B. in BWL oder im Management eine mögliche Option für Kaufleute im Büromanagement, um eine Tätigkeit mit mehr Verantwortung und einem höheren Gehalt ausüben zu können oder den Schritt in die Selbstständigkeit zu gehen.